Hoorn is een stad die van evenementen houdt. De kermis met de Lappendag, de Stadsfeesten, de markten en de activiteiten in de havens horen bij het ritme van het jaar. Wie zelf iets wil organiseren, van een buurtbarbecue tot een festival op een plein, krijgt met de gemeente te maken.
Melding of vergunning
Niet alles is even zwaar. Voor een klein evenement met weinig bezoekers, geen afsluiting van doorgaande wegen en beperkte geluidsproductie volstaat vaak een melding. Denk aan een straatfeest of een kleine buurtactiviteit. Wordt het groter, komt er versterkte muziek bij, worden er wegen afgesloten of wordt er alcohol geschonken, dan is een evenementenvergunning nodig. De gemeente Hoorn werkt met categorieën op basis van risico, en daarmee hangt samen hoeveel je moet aanleveren.
Begin vroeg
Dit is het advies waar organisatoren het vaakst overheen lezen. Voor een vergunningplichtig evenement geldt een indieningstermijn van maanden, en bij grotere evenementen moet je nog eerder beginnen omdat politie, brandweer en de veiligheidsregio advies uitbrengen. Voor een plek op de evenementenkalender is het bovendien handig om vroeg te zijn, want de aantrekkelijke data in de zomer en rond de kermis zijn schaars.
Wat je aanlevert
De aanvraag bestaat uit meer dan een formulier.
- Een plattegrond met de opstelling, de podia, de kramen, de toiletten en de nooduitgangen.
- Een veiligheidsplan, met beveiliging, EHBO en de aanrijroutes voor hulpdiensten.
- Een programma en een inschatting van het aantal bezoekers per moment.
- Een geluidsplan, met de opstelling van de boxen en de eindtijden.
- Een verkeersplan als er wegen worden afgesloten of omgeleid.
- Gegevens over horeca, want voor het schenken van alcohol is een aparte ontheffing nodig.
Geluid en omwonenden
Er wordt in een vergunning altijd iets vastgelegd over geluid en eindtijden. In de binnenstad van Hoorn, waar boven en naast vrijwel elk pand mensen wonen, wordt daar streng naar gekeken. De praktische tip is om omwonenden zelf te informeren voordat de gemeente dat doet, met een briefje in de bus en een naam en nummer waar ze op de dag terechtkunnen. Dat kost een middag en het voorkomt het overgrote deel van de klachten.
De openbare ruimte gebruiken
Sta je met kramen of een podium op gemeentegrond, dan komen daar aparte afspraken bij, van precariobelasting tot de eisen aan het herstel van het gras of de bestrating na afloop. Op pleinen in de oude stad gelden extra regels vanwege de ondergrond, de bomen en de monumentale bebouwing. Vraag vooraf welke voertuigen er op mogen en met welk gewicht.
Afval en schoonmaak
Een evenement produceert afval, en dat is jouw verantwoordelijkheid. Maak afspraken over containers, over hoeveel prullenbakken je plaatst en over wie er na afloop veegt. Voor evenementen met eten en drinken gelden regels over herbruikbare bekers. Wie dit goed regelt, komt volgend jaar makkelijker terug, want de ervaring met de vorige editie weegt mee.
Verzekeren en afronden
Sluit een aansprakelijkheidsverzekering af voor de duur van het evenement, ook bij een klein feest. Leg na afloop kort vast wat er goed ging en wat niet, want dat is de basis voor de volgende aanvraag. En bedank de omwonenden. Het klinkt als een detail, maar in een stad waar evenementen zich in woonstraten afspelen, is goodwill in de buurt het waardevolste dat een organisator kan opbouwen.
Vrijwilligers en verkeersregelaars
Vrijwel elk evenement draait op vrijwilligers, en voor een deel van de taken zijn eisen gesteld. Wie het verkeer regelt bij een afsluiting, moet als evenementenverkeersregelaar zijn aangesteld en een korte instructie hebben gevolgd. Regel dat ruim van tevoren, want zonder aangestelde verkeersregelaars gaat een afsluiting niet door. Ook voor beveiliging gelden opleidingseisen, en die taak kun je niet zomaar door vrienden laten doen.
Weer en afgelasten
Een buitenevenement staat of valt met het weer, en dat is in een stad aan het Markermeer geen detail. In de vergunning staan meestal grenzen voor windkracht en voor onweer, met name als er tenten, podia of springkussens staan. Spreek vooraf af wie beslist over afgelasten en hoe je dat communiceert. Een plan dat op papier staat, is op de dag zelf veel makkelijker uit te voeren dan een discussie in de regen.
